Hogyan készítsünk leltárt esetekben - cikkek levéltárak, dokumentumkezelés, nyilvántartás - Portál

Készítsünk leltárt fájlokat, dokumentumokat - az eljárás bonyolult, és vesz egy csomó bajt titkárok és az óvodai szakemberek, akik felelősek a dokumentumok továbbítása az archívumban. Melyek az általános elvek és szabályok szerinti nyilvántartások elkészítése, mondja Ph.D. Egyetemi docens, tanszékvezető Levéltári IAI RSUH EM Burov.

A „leltár esetek” kifejezés a leggyakrabban, mint általános fogalom. A gyakorlatban háromféle készletek: belső leltárt készítsen leltárt szerkezeti egység (elfogadás), összefoglaló leírás elérhető az alap üzleti.

Belső összeállított jegyzék külön lapon az előírt formában, amely információkat tartalmaz a sorszámát az iratokban és az indexet, a dátumok, címek és telefonszámok lap az ügy. Belső összeállított jegyzék az utolsó bejegyzés, amely meghatározza azt az összeget betűvel és számmal szerepelnek a dokumentumok és az oldalak számát a belső leltárt.

A készletek a szerkezeti egységek (elfogadás) és a leltár összefoglaló által épített egyetlen módszer. Ezek összeállított külön a következő csoportok esetekben:

• tartós tárolás;
• átmeneti tárolás (például 5 éves és több mint 10 év feletti, több mint 10 éve (saját belátása szerint a szervezet, de gyakrabban a dokumentumok tárolási időszak több mint 10 év);
• a személyzet.

Példaként, úgy a módszer kidolgozásának leltár esetben állandó tárolás.

Leltár áll aktuális készlete, azaz esetek jegyzéke (leíró cikkek), a végső hordozó lap tettek és segédletek a leltár. Általános szabály, hogy az összeállított jegyzék még a szervezetekben. Hanem a levéltárában összeállított jegyzék a tudományos és a referencia rendszer rendszer, a feldolgozás a dokumentumok leírt kielégítő.

Munka leltárba alkotják a következő szakaszokból áll:

• leírása esetekben
• szervezése és dokumentumokat belül az archív alap (alap fejlesztését osztályozási rendszere ügyek és szervezi alap eset);
• így a tényleges leltár dokumentumokat;
• összeállítása segédletek és feldolgozásának leltár.

Attól függően, hogy a hangerő és a teljesség Beszerzési Facility (vagy bármely egyéb dokumentumok) egy vagy több nyilvántartást kiszerelhető. Külön független leltár lehet elkészíteni:

• Az alap minden esetben, ha az intézmény megszűnt;
• az esetben az összes éves egy szerkezeti rész, ha megszűnt;
• üzleti egy éves vagy több éves működése, az eredeti tulajdonosok az intézmény, valamint egy vagy több funkciós, objektum-tematikus (anyagok személyzet, tudományos, műszaki dokumentáció, fotó, kreatív dokumentumokat, stb) és egyéb alkatrészek.

Jegyezzük meg, az esetek száma szerepel egy listán, nem haladhatja meg a legnagyobb négyjegyű szám (azaz 9999).

A meglévő szervezetek gyakran leltárt állandó tároló készült két változatban.

Az első lehetőség magában leltárba minden szerkezeti része. Inventory történik az iratok a szerkezeti elem egy adott évben, a számozás az esetek - saját.

Inventory összeállítók tanúsított által aláírt és a munkaközösség-vezetők. Az irodában, ahol a leltár át, azok együttes egyetlen része a konszolidált éves leltárt az egész intézmény.

A második lehetőség feltételezi, hogy minden blokk az intézmények alkotnak külön jegyzéket a fájlok és dokumentumok az évek során. Bruttó számozás ügyek adják minden évben a szerkezeti része.

Rovatok esetek bekerülnek a leltár szerint a rendszer a rendszerezés. Minden esetben van rendelve egy sorszám, az leltárt kell kitölteni szigorú összhangban az információ, amely hozta a burkolatát.

Leltár fájlok és dokumentumok, valamint állandó tárolás kell tenni, négy példányban. Jóváhagyás céljából EPA levéltári intézmények képviseletében csak két példányban a lista állami vagy önkormányzati szervezetek.

Mint már említettük, a nyilvántartási rendszer tükrözi a szervezet az alap dokumentumok és létrehozza a megrendelő ügyek az alap azáltal, hogy az ügy a sorozatszámot. A leltár kiemelt szakaszok, alszakaszokra kisebb osztályok szerinti osztályozási rendszer alap üzlet.

Valójában a dokumentumok listája (a fő adatrész) áll, leíró cikkeket, amelyek kombinációja információ minden egyes tároló egység, és áll a következő elemeket tartalmazza:

• a sorozatszám;
• irodai index (ügyszám alatt nómenklatúra az esetek);
• üzleti fejléc és bizonyos esetekben összefoglaló dokumentum;
• Időpontok (nap, hónap, év);
• A lapok száma abban az esetben,
• jegyzetek.

Minden eleme a cikket végez egy adott funkció, saját grafikon a leltár lapon.

1. oszlop - „Sorszám” - tükrözi a leltár funkció megállapítja a szekvencia elrendezése ügyek az alap. Címzett sorrendjében számozás bruttó száma az utolsó cikket jelzi a tételek számát a leltár. Ha megváltoztatja a mennyiségi összetételét a leltár esetekben a megfelelő bejegyzést végén a leltár (a „összesen”).

2. oszlop - „irodai szám” - a „home” az üzleti számot, hogy a papírmunka (üzleti index szerinti nómenklatúra ügyek). Ez szolgálhat további eszköz a keresést az archívumban.

Rovatok esetben találhatók a tényleges leltár összhangban osztályozási rendszere ügyek az archívumban alap. Például a kiválasztott szervezet számára a besorolás ügyek a levéltári alap időrendben-vázlat, amely szerint, és kell tenni, hogy a leíró cikket (az első fejezetek ügyek) a jegyzékbe. Időrendben - tömbvázlata a leggyakoribb, és a helyét az első esetben az évek során, és minden évben - a szerkezeti egységek.

Abban az esetben, ha két homogén cím menni egy-egy, de ezek különböztetik meg a kötet számát cikkszám, vagy más információ helyett a második fejléc írsz „Same” jelző a hangerő vagy annak egy részét. Jelenleg, ha egy leltár által kidolgozott számítógépes rendszer a címet ismételni teljes egészében, és a szó „azonos” nem írt.