Leírás ügyek

Leltár ügyek - archív könyvtár, amely a rendszeres lista fejléc ügyek, amelynek célja, hogy felfedje a szerkezetét és tartalmát esetben rögzítéséről besorolásuk az alap és a figyelembe vétele. Összeállított jegyzék külön esetében állandó eltarthatóság és a tettek a személyzet. Ha nagy számú dokumentumot a személyi ügyek készletek esetleges válogatás minden típusú dokumentum, például leltár megrendelések személyzet, leltár kártyák formájában № T-2, leltár személyes ügyek.

Meghatározni az optimális összetételét készletek konzultálni kell a megfelelő archívumba leírását az eszközök figyelembe kell venni a meglévő rendszert a tudományos és hivatkozás archiváló rendszer. Ha a szervezet dokumentumokat korábban leírt továbbra meglévő készlet és számozását ügyek őket.

A legtöbb esetben, fejlécek található leltár időrendben - funkcionális vagy kronológiailag - névleges jellemzői, azaz a eredeti dokumentumok találhatók az évben a teremtés, majd - az alábbi sorrendben:

• megrendelések (megrendelések) a személyzet számára;
• Felsorolja a személyzet;
• munkaügyi megállapodások (szerződések), amelyek nem szerepelnek a személyes fájlokat;
• kártya formában № T-2;
• személyi ügyek;
• személyes beszámolók a munkások és alkalmazottak;
• gazdátlan foglalkoztatási nyilvántartást;
• cselekmények balesetek.

Belépéskor a listán az esetek egy sorban, azonos címmel, teljesen meghatározza fejlécében az első eset, és a többi is lehet jelölni az „ugyanaz.” Amikor az áttérést egy új oldal fejlécében megismétli a dolgok teljesen. Ha az ügy áll több kötetekben az egyes szerepel a nyilvántartásban egy külön számot.

A dátum és az oldalak számát át leltár azokra az esetekre.

Az utolsó bejegyzés a leltár készül kötelező.

Figyelmet kell fordítani a megfelelő regisztrációs keselyűk jóváhagyás és megállapodást.

Miután leltárba által aláírt kezdeményező által parafált a feje a szerkezeti megosztottság a dokumentumokat, amelyek szerepelnek a listán, megállapodtak az előírt módon a szakértői bizottság a szervezet, vagy ha a szervezet nyilvántartásba az állami (önkormányzati) levéltári intézmények, a szakértői és felügyeleti bizottságot irányító testület levéltári vállalkozások a adott területen és jóváhagyta a fejét a szervezet.

Az egyes szerkezeti egység (kiszolgáló személyzet, számviteli) küldenek egy eredeti példányát a leltár az átadott fájlt az eseteket. Az archívum a szervezet maradjon legalább két példányban a lista - egy munkás, a másik - a biztonságot. Meg kell jegyezni, hogy a szervezet a fájl át magántitok és a kártyák formájában T-2 csak elbocsátott dolgozók, vállalkozások dolgozó alkalmazottak tárolja a keret, amely kizárólagosan felelős a megőrzése és szállítása a szükséges információkat.

Mivel a második oldal reprodukálni minden ezt követő leltár uralkodott hivatkozási számmal grafikont. A szöveg egyik oldalára nyomtatott a lap. Nem engedélyezett regisztrációs keselyűk jóváhagyás és megállapodás külön lapon a szöveget. Meg kell vagy át a következő lapot az utolsó dokumentum fejlécet, vagy nyak elhelyezve a hátoldalon a lap. Ne engedje, hogy az átadás a cím az egyik oldalról a másikra, vagyis a fejléc kell helyezni egy oldalon.

Leltár esetek vannak osztva 2 típusa van:

-leltár esetben állandó tárolás,

-A leltár átmeneti tárolás esetben (abban az esetben, az átmeneti tárolás olyan dolgok, amelyek több mint 10 éves eltarthatóság).

Leltár esetben tartós tárolás - archív könyvtár, amely szisztematikus felsorolja azokat az eseteket fejlécét. Elsődleges célja, hogy felfedje a szerkezetét és tartalmát esetek, valamint az integráció és rendszerezése.

Az egyes szerkezeti egysége a leltár által kidolgozott alkalmazottak Affairs Department dokumentumot. A felelősség azok időszerű és minőségi kivitelezés munkaközösségvezetők.

Inventory szükséges regisztrációs dokumentumok, valamint lehetőséget nyújt az operatív keresési információt nagyszámú dokumentumot.

Leltár esetben állandó tárolás rögzített árfolyam és számos olyan kötelező elemeket. Ezek kombinációja a leírást minden egyes esetben az úgynevezett „leíró cikket.”

- esetében ez a leltári szám,

- címsor esetében, amelynek meg kell egyeznie a cím a fedelet az ügy,

- A lapok száma abban az esetben,

- Megjegyzések (ha vannak ilyenek).

Az előírásoknak megfelelően, leltárt esetben állandó tárolás minden évben, időben kell továbbítani vagy a cég archív, vagy az állam Archives.

Ha szükséges, átadása leltár az állami levéltár, akkor készült, négy példányban. Mert annak áthelyezését a State Archives szükséges jóváhagyást a vezetője a szervezet és a leltár különleges archív jutalék.

Leltár esetben állandó tárolás könnyebb dolgozni, nagy mennyiségű levéltári dokumentumok és a szükséges szabályozási fix, folyamatot.

Inventory ideiglenes tárolása esetben - a számviteli dokumentum, amely tartalmazza a dokumentumok listája ügyek egy ideig tárolási, jelezve az index nevét dokumentumok, stb Ez történt formájában létrehozott alapvető szabályokat a munka a levéltári intézmények ..

Ez magában foglalja:

• név
• Alapítvány szoba
• sorszám
• business index (ha van ilyen esetek nomenklatúra)
• üzleti fejléc
• Szélsőséges esetekben dátum
• szavatossági idő
• A lapok száma a
• Megjegyzések (ha vannak)

A dokumentumok listája lehet időrendi sorrendben vagy szerkezeti elvét, amelyek jellemzően egyesítik egyetlen leltár: minden esetben időrendi csoport osztják összhangban szerkezeti egység.